Las fases de negociación.

La negociación no es un algo puntual, se trata de un proceso que debemos de cuidar para lograr el éxito. Cuando tengamos una reunión importante para negociar con un proveedor o cualquier otro tipo de negocio tenemos que conocer las fases que componen el proceso para anticiparnos a lo que nos vamos a encontrar y resolver con eficacia el conflicto. Las fases de negociación se diferencian en tres grandes etapas: preparación, desarrollo y cierre.

1. Tipos de negociación.
2. Fases del proceso de negociación.
3. Técnicas, tácticas y claves para una buena negociación.

Preparación.

Es la etapa fundamental de la negociación. En esta fase de negociación se pretende recoger toda la información posible y necesaria, tanto de nuestras propias condiciones o intereses como de las del resto de participantes en la negociación. Consiste en delimitar el tema o temas a tratar: cuáles son los objetivos de la negociación, las posibles opciones, los intereses, etc. Además, la preparación implica que no se puede dejar todo en manos de la improvisación. Para comenzar una negociación en la que se buscan acuerdos óptimos y duraderos no sirve de nada la improvisación.

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Esta fase se caracteriza por los siguientes puntos:

• El objetivo de la preparación no es otro que identificar de forma exacta qué es lo que se pretende con la negociación y, además, averiguar lo que pretende la otra u otras partes negociadoras.
• Existe también un objetivo secundario o plan alternativo en el caso de que no se hayan dado las condiciones óptimas para alcanzar el objetivo.
• Intereses: delimitar las necesidades o esclarecer qué solución se busca.
• Alternativas: tener claro qué otra cosa se haría en el caso de que la negociación no tuviera éxito.
• Opciones: generar todas las soluciones posibles, por ejemplo con el uso de la lluvia de ideas.
• Acuerdos: consiste en priorizar opciones según la satisfacción (nivel de satisfacción que generan determinados intereses a ambas partes) o según la realidad (si es o no posible aplicar determinadas opciones).
• Seguimiento: debe quedar de manifiesto qué persona hace qué en qué momento. Tener en cuenta que los acuerdos suponen un fuerte compromiso entre dos partes en un espacio y tiempo concretos.

Desarrollo.

El desarrollo comprende desde el momento en el que las partes se sientan a negociar hasta que concluyen las negociaciones, tanto si se llega a un acuerdo como si no. Durante el desarrollo las partes involucradas en la negociación se dedican a intercambiar información, además de defender sus puntos de vista. En esta fase de negociación salen a la luz las discrepancias o los desacuerdos y se trata de acercar posturas para intentar que todo el mundo salga beneficiado.

La duración de esta etapa es indeterminada, con frecuencia los participantes necesitan armarse de paciencia. Generalmente no es recomendable precipitar los acontecimientos, es mejor esperar a que las ideas vayan madurando y tomando forma.

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Cierre.

Se puede dar el cierre en las negociaciones tanto si existe acuerdo como si no. Antes de dar por finalizados los acuerdos hay que asegurarse de que no queda nada por tratar y de que las partes implicadas interpretan y comprenden del mismo modo los puntos que se han tratado durante la negociación.

Una vez cerrada la negociación se deben recoger por escrito todos los aspectos tratados. Lo más frecuente es que en este momento todas las partes implicadas se relajen, sin embargo conviene estar más atentos que nunca, puesto que en el documento se debe detallar todo lo que hasta el momento se ha tratado. Por ejemplo; cláusulas de incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas, etc. El cierre de la negociación puede darse también por una ruptura entre las partes.

Cuando se de por concluida la negociación es importante analizar objetivamente cómo se ha desarrollado, para identificar posibles fallos y aspectos a mejorar.